സമയ മാനേജുമെന്റ് «എനിക്ക് ഉള്ള ജോലി കൊണ്ട് ഞാൻ ഒരു പ്രയോജനമില്ലാത്ത മീറ്റിംഗിൽ കുടുങ്ങിയിരിക്കുന്നു»

സമയ മാനേജുമെന്റ് «എനിക്ക് ഉള്ള ജോലി കൊണ്ട് ഞാൻ ഒരു പ്രയോജനമില്ലാത്ത മീറ്റിംഗിൽ കുടുങ്ങിയിരിക്കുന്നു»

ഈ തൊഴിൽ നിയമനങ്ങൾ പരമാവധി എങ്ങനെ ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യാമെന്ന് സാമ്പത്തിക ശാസ്ത്രജ്ഞനായ പിലാർ ലോററ്റ് "30 മിനിറ്റ് മീറ്റിംഗുകളിൽ" വിശദീകരിക്കുന്നു.

ജോലിസ്ഥലത്ത് ഒരു പുതിയ മീറ്റിംഗിനെക്കുറിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് അറിയിപ്പ് ലഭിക്കുമ്പോൾ, അശ്രദ്ധയോടെയും രാജിയോടെയും നിങ്ങൾ മൂർച്ഛിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, എന്തോ കുഴപ്പമുണ്ട്. ഈ വർക്ക് അപ്പോയിന്റ്‌മെന്റുകൾ ഞങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണൽ ജോലി മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള ടൂളുകളായിരിക്കണം, മാത്രമല്ല അവ പലപ്പോഴും സമയം പാഴാക്കുന്നതായിരിക്കും.

ഈ സാഹചര്യം - തോന്നുന്നതിനേക്കാൾ വളരെ സാധാരണമാണ് - സാമ്പത്തിക ശാസ്ത്രജ്ഞനെ പ്രചോദിപ്പിച്ചത് പിലാർ ലോറെറ്റ്, ബിസിനസ്സ്, റിസ്ക് വിശകലനം എന്നിവയിൽ സ്പെഷ്യലൈസ്ഡ്, എഴുതാൻ "30 മിനിറ്റ് മീറ്റിംഗുകൾ", വ്യക്തമായ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങളിലൂടെയും ഉപദേശങ്ങളിലൂടെയും, ഈ മീറ്റിംഗുകളുടെ കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു മാർഗം അദ്ദേഹം നിർദ്ദേശിക്കുന്ന ഒരു പുസ്തകം, അങ്ങനെ തന്റെ ലക്ഷ്യം നിറവേറ്റുന്നു.

ഞങ്ങൾ രചയിതാവിനോട് സംസാരിക്കുകയും സമയം പാഴാക്കുന്നത് നിർത്താനും ഞങ്ങൾ നിർബന്ധിതരായ മീറ്റിംഗുകൾ പരമാവധി പ്രയോജനപ്പെടുത്താനുമുള്ള താക്കോലുകൾ അവളോട് ആവശ്യപ്പെട്ടു:

ഒരു മീറ്റിംഗ് ആസൂത്രണം ചെയ്യുമ്പോൾ സംഘടന വളരെ പ്രധാനമായിരിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?

ഞങ്ങൾക്ക് ഒരു നല്ല ആസൂത്രണവും ഓർഗനൈസേഷനും ഇല്ലെങ്കിൽ, ലക്ഷ്യങ്ങൾ വ്യക്തമാകില്ല, ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടേണ്ട പോയിന്റുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ലഭ്യമായ സമയമില്ല ... അതിനാൽ, ഞങ്ങൾ അനിയന്ത്രിതമായ ദൈർഘ്യം പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പ്രതീക്ഷകൾ ഞങ്ങൾ നിറവേറ്റില്ല. നമ്മൾ നിരാശരായേക്കാം, അത് എല്ലാവരുടെയും സമയം പാഴാക്കും.

മോശമായി ആസൂത്രണം ചെയ്തതും ആഗ്രഹിച്ച ലക്ഷ്യം കൈവരിക്കാത്തതുമായ ഒരു മീറ്റിംഗിന് എന്ത് പ്രതികൂല ഫലങ്ങൾ ഉണ്ടാകും?

സാമ്പത്തികമായി ചെലവ് കൂടാതെ, മോശമായി ആസൂത്രണം ചെയ്ത മീറ്റിംഗുകളിൽ പങ്കെടുക്കുന്നത്, 90, 60 അല്ലെങ്കിൽ 30 മിനിറ്റുകൾക്ക് ശേഷം ഒരു നിഗമനത്തിലെത്താത്തതും പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കിടയിൽ നിഷേധാത്മക ധാരണയും നിരുത്സാഹവും. ഈ സാഹചര്യം തുടരുകയാണെങ്കിൽ, കാലക്രമേണ "എനിക്കുള്ള ജോലിയോടൊപ്പം ഉപയോഗശൂന്യമായ ഒരു മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കേണ്ടിവരുന്നു" എന്ന ചിന്തയിൽ നാം സമ്മർദ്ദത്തിലാകുന്നത് എളുപ്പമാണ്.

മിക്ക കേസുകളിലും സാധാരണയായി ഒരു ബോസായ സംഘാടകനോടുള്ള പങ്കാളികളുടെ അഭിപ്രായത്തെ ഇത് പ്രതികൂലമായി ബാധിക്കുന്നു.

ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യത്തിന് ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായ സമയം 30 മിനിറ്റ് ആയിരിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?

പ്രവർത്തിക്കുന്ന മീറ്റിംഗുകൾ സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിലെ എന്റെ സ്വന്തം അനുഭവത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി പുസ്തകത്തിൽ ഞാൻ ഉയർത്തുന്ന വെല്ലുവിളിയാണ് 30 മിനിറ്റ്. പ്രത്യക്ഷത്തിൽ കൂടുതൽ സമയം ആവശ്യമായ മീറ്റിംഗുകൾ ഉണ്ട്, നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യം കുറഞ്ഞ സമയത്തിനുള്ളിൽ എടുക്കാൻ കഴിയുന്ന മറ്റുള്ളവ, തീർച്ചയായും ചില അവസരങ്ങളിൽ മീറ്റിംഗിന്റെ 30 അല്ലെങ്കിൽ 60 മിനിറ്റ് പോലും ഒരു കോളോ ഇ-മെയിലോ ഉപയോഗിച്ച് മാറ്റിസ്ഥാപിക്കാം, ഉദാഹരണത്തിന്.

പുസ്തകത്തിൽ നിങ്ങൾ സംസാരിക്കുന്ന തീരുമാനമെടുക്കുന്നയാളുടെ രൂപം എങ്ങനെയാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്?

30 മിനിറ്റ് മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുത്തവരെക്കുറിച്ച് പറയുമ്പോൾ, അത് വ്യക്തമായിരിക്കണം അനുയോജ്യമായ സംഖ്യ പരമാവധി അഞ്ച് ആളുകളിൽ കവിയാൻ പാടില്ല. നിങ്ങളുടെ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് ശരിയായിരിക്കണം. മോഡറേറ്റർ, കോർഡിനേറ്റർ, സെക്രട്ടറി (അവർ ഒരേ വ്യക്തിയായിരിക്കാം), പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ കണക്കുകൾ നമുക്ക് വേർതിരിച്ചറിയാൻ കഴിയും. തത്വത്തിൽ, 30 മിനിറ്റും പരമാവധി അഞ്ച് പേരുമുള്ള മീറ്റിംഗിൽ തീരുമാനമെടുക്കുന്നത് പരസ്പര സമ്മതത്തോടെയുള്ളതും സംഘർഷം സൃഷ്ടിക്കാൻ പാടില്ലാത്തതുമാണ്.

അത് കഴിയുന്നത്ര കാര്യക്ഷമമാക്കാൻ ഞങ്ങൾ എങ്ങനെ ഒരു മീറ്റിംഗ് സംഘടിപ്പിക്കണം?

മീറ്റിംഗ് എങ്ങനെ സംഘടിപ്പിക്കാമെന്ന് നമുക്ക് അഞ്ച് പോയിന്റുകളിൽ സംഗ്രഹിക്കാം. ആദ്യത്തേത് ആയിരിക്കും ലക്ഷ്യം നിർവചിക്കുക യോഗത്തിന്റെ ആഗ്രഹിച്ച ഫലവും. രണ്ടാമത്തെ, ശരിയായ പങ്കാളികളെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. മൂന്നാമത്തേത് മീറ്റിംഗ് ആസൂത്രണം ചെയ്യുക; മറ്റ് കാര്യങ്ങളിൽ, അജണ്ട തയ്യാറാക്കുക, വേദി, ആരംഭിക്കുന്ന സമയം, ദൈർഘ്യം എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുത്ത് മീറ്റിംഗിന്റെ പ്രധാന രേഖകൾ സഹിതം താൽപ്പര്യമുള്ളവർക്ക് മതിയായ സമയം അയയ്ക്കുക, അങ്ങനെ അവർക്ക് അത് തയ്യാറാക്കാൻ കഴിയും.

നാലാമതായി, നമ്മൾ കണക്കിലെടുക്കണം ഘടന ഡിസൈൻ മീറ്റിംഗുകളുടെ, അതായത്, ഓപ്പറേറ്റിംഗ് റൂളുകളും തീർച്ചയായും മീറ്റിംഗ് നീണ്ടുനിൽക്കുന്ന 30 മിനിറ്റ് ഉള്ളടക്കം അനുസരിച്ച് ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നത്. അവസാനമായി, ഒരു ഉണ്ടാക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ് മീറ്റിംഗ് ഫോളോ-അപ്പ്. എല്ലാ പങ്കാളികളും ഉണ്ടാക്കിയ കരാറുകളെക്കുറിച്ച് ബോധവാന്മാരാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക, ഏതെങ്കിലും തുടർനടപടികൾ നടത്തേണ്ടിവരുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ, ഓരോരുത്തർക്കും ഏൽപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന ചുമതലകളും നിർവ്വഹണ സമയവും എന്തൊക്കെയാണ്